Patrik Nyström Så här jobbar headhunters

Den synliga delen av arbetsmarknaden – toppen av isberget.

På en krävande arbetsmarknad gäller det att ta vara på alla möjligheter. Alla möjligheter är inte lika uppenbara och många tjänster tillsätts i det fördolda. De lediga jobben kan delas upp i två delar; den synliga och osynliga arbetsmarknaden.

Den synliga arbetsmarknaden består i första hand av de tjänster som annonseras i tidningar och på olika jobb-sajter. Dit räknas även de jobb som tillsätts via rekryteringsföretag och headhunters. Vi uppskattar att den synliga arbetsmarknaden svarar för cirka 20 % av den totala arbetsmarknaden.  

Den osynliga delen av arbetsmarknaden består av alla de tjänster som tillsätts genom kontakter och nätverk. Den delen svarar för cirka 80 % av marknaden. Det innebär att på varje synligt jobb, finns de fyra andra möjligheter att upptäcka.  

Hur ser processen ut för tjänster som tillsätts via rekryteringsföretag och headhunters? 

Hur kan du på bästa sätt förbereda dig inför varje steg i den processen?

Steg 1. Rekryteringsföretaget utformar en kravspecifikation.

En bra sökprocess via rekryteringsföretag och headhunters börjar med att rekryteringsföretaget sätter sig in i kunden/uppdragsgivarens verksamhet och organisation och säkrar att kravspecifikationen för tjänsten är tydlig både vad gäller specifika kompetenser, erfarenheter och personlighet. En kritisk genomgång och analys görs även av företagets ställning på marknaden. I vissa fall annonseras den vakanta tjänsten, i andra fall inleds en sökprocess. Många gånger gör man både och.

Att tänka på: Om tjänsten annonseras och du skickar in en ansökan, se till att din ansökan möter de krav som ställs. Lägg ner tid på att skaffa dig en förståelse för både företaget och jobbet ifråga. Fokusera på det du kan och inte på dina svaga sidor. Se över ditt CV och lyft fram det som är mest relevant för just denna tjänst.

Steg 2. Rekryteringsföretaget letar kandidater

Många rekryteringsföretag har genom årens lopp byggt upp egna kandidatdatabaser. De utgör en av flera olika källor i letandet efter kandidater. Andra källor är egna nätverk och referenspersoner som undersöks, riktade sökningar inom relevanta branscher och så Linkedin.

Att tänka på: Lägg ner tid på din Linkedin-profil. Gör dig sökbar och håll den uppdaterad. Att boka möten med rekryteringsföretag innan de har något lämpligt är inte särskilt meningsfullt. Lägg istället mer tid på att göra dig sökbar så att de hittar dig när det är dags. Om du inte hittas via Linkedin så är det nästintill kört. Googla gärna dig själv också, så att du ser vad nätet ger för information om dig. Bättre att förekomma än förekommas.

Steg 3. Inledande intervjuer i syfte att kvalificera kandidater

Oftast intervjuar rekryteringsföretaget mellan 7 till 12 kandidater i en första omgång beroende på marknaden för den specifika rollen. Intervjuerna kan vara mer eller mindre strukturerade och görs ibland över telefon. I de strukturerade intervjuerna ställs samma frågor till alla. I de ostrukturerade intervjuerna anpassar rekryterarna frågorna till de enskilda kandidaterna. Målet är dock detsamma; att klargöra tidigare karriär, ambitioner, tidigare prestationer, drivkrafter och karriärmål. De kommer även att be om förtydliganden om det finns eventuella luckor i CV’n.

Att tänka på: Om du blir kallad till en första intervju så kan du räkna med att du uppfyller kraven – grattis! Det innebär att du har önskad kompetens (väger 25 % i beslutsskålen) och relevant erfarenhet (räknas som 25 %). Från och med nu handlar det om din personlighet (väger 50 %) och hur väl du passar in i företagets organisation och kultur. Förbered dig väl inför mötet. Beskriv hur du skapar resultat, vad du har levererat, vad du kan bidra med samt hur det kommer att märkas att du är på plats, givet att du får jobbet. Lägg även ner tid på att gå igenom företagets vision, mål och värderingar och vad du värdesätter själv.

Steg 4. Den andra intervjun - ömsesidig presentation

Om du blir kallad till en andra intervju, så kommer du förmodligen att få träffa representanter för företaget som har behov av att rekrytera för första gången, dvs. inte bara rekryteringsföretaget. Urvalet av kandidater som kallas till en andra intervju baseras på de sökandes kvalifikationer, motivation och personlig lämplighet och i vilken utsträckning de motsvarar kundens krav och önskemål. Målsättningen med detta möte är i första hand att stämma av personkemi, men det handlar också om att stämma av varandras förväntningar. Känns det bra och finns det som behövs på plats som behövs för ett framtida gott samarbete? En viktig uppgift för rekryteringsföretaget är att inför dessa möten förbereda alla parter så att mötet blir så bra som möjligt för kandidaten såväl som för företaget.

Att tänka på: Om du kallas till en andra intervju, så innebär det att du är en av 3-5 personer som fortfarande är kvar i processen. Nu handlar det om personkemi, personlig lämplighet och att bygga upp förtroende – i bägge riktningar. Nu är det viktigt att stämma av förväntningar, vad som är i fokus och vilka resultat som ska levereras i det korta perspektivet.

Steg 5. Utvärdering och uppföljning.

Efter mötet i steg 4 gör rekryteringsföretaget en grundlig uppföljning. Debriefing och uppföljning görs både gentemot kandidaterna och rekryterande företaget. Är bägge parter fortfarande intresserade? Finns det några obesvarade frågor? De kandidater som går vidare till nästa steg får veta det. De som blivit utslagna får också besked om det. Tyvärr är den återkoppling som ges ofta inte särskilt detaljrik.

Att tänka på: Nu har du en chans att skaffa dig ytterligare information. Försök att få svar på frågan varför har de valt respektive inte valt dig? Vad har de sett och hört? Du närmar dig mållinjen, eller så är resan över. Men kom ihåg, inga beslut är ännu fattade, varken av dig eller av företaget.

Steg 6. Djupintervjuer, test och referenstagning

På de sista mötena med rekryteringsföretaget behandlas flera viktiga saker. Allt ska kvalitetssäkras. Du får troligen göra en del tester med efterföljande djupintervju. Referenser tas och allt oftare görs också så kallade bakgrundskontroller.

Under själva djupintervjun fokuserar rekryteringsföretaget på dina drivkrafter, motivation och personlighet. De kommer också att djupdyka för att få veta mer om de delar i din CV som är extra relevanta för positionen i fråga. Din yrkesskicklighet och ledarskapskompetenser, analytiska förmåga mm kommer också att vara i fokus. Referenser tas och kontrolleras och eventuella säkerhetsrisker kommer att undersökas i syfte att minimera alla typer av risker.

Att tänka på: Nu är du inne i den mest arbetsintensiva delen av processen. Du kan bli ombedd att svara på frågor, göra olika typer av tester och uppgifter. Avsätt ordentligt med tid och se till så att du inte blir störd när du genomför uppgifterna. Det är viktigt att du gör ett bra arbete i detta steg eftersom det är nu du kan ta dig över mållinjen som första man eller kvinna.

Steg 7. Rapportering, diskussion, beslut och kontrakt

När all information samlats in, granskats och sammanställts, är det dags för rekryteringsföretaget att avrapportera till uppdragsgivaren. Rekryteringsföretaget presenterar ett beslutsunderlag, men det är alltid uppdragsgivaren som fattar beslutet. I slutskedet av rekryteringen ligger fokus ofta på att minimera risker. Det innebär många gånger att det säkraste alternativet blir valt. Under detta steg i processen finns ofta behov av hjälp och stöd från rekryteringsföretaget. Det kan handla om allt från att undanröja missförstånd till stöd för att hantera frågor i en förhandling. Rekryteringsföretaget uppgift är att se till så att processen flyter på bra och att alla inblandade får korrekt information.

Att tänka på: Det är nu som du otåligt väntar på det där avgörande samtalet från rekryteringsföretaget. Tiden kan tyckas oändlig. Om de ringer, kom ihåg att det fortfarande inte är helt klart. Det är en ömsesidig process och även du ska göra ditt beslut. Har du flera erbjudanden, sätt dig ner och rangordna dem. Om du förhandlar, gör en lista över alla delar och sätt upp dem i prioritetsordning; "krav som måste vara uppfyllda", "önskemål" och "kan vara bra att ha, men inte så viktigt". Om du är redo att skriva på ett nytt anställningskontrakt, gå igenom det noga och ta eventuellt hjälp från en jurist. Det gäller särskilt om tjänsten inte omfattas av kollektivavtal och har särskilda villkor vid ett avslut. Vi rekommenderar dig att avtala om outplacement för att kunna hantera en framtida eventuell omställning. Lycka till!  

Kontakta mig

Vill du få mer information om våra tjänster? Skriv dina kontaktuppgifter så kontaktar vi dig!